Foire aux questions

Non. Il suffit à chaque partenaire de remplir et de signer l’attestation uniquement dans une langue.

Oui, les modifications majeures, mineures et informelles des projets sont définies et leurs procédures respectives sont indiquées à l’article 27 des Conditions générales des projets.

Aucune modification n’est possible dans les 12 premiers mois de réalisation.

Oui, dans des cas exceptionnels et dûment justifiés le partenaire chef de file peut changer entre le dépôt de la demande de concours et le début du projet, et même après.

Attention, si le changement du partenaire chef de file intervient après l’approbation du projet par le Comité de suivi, l’attestation d’engagement initiale deviendra caduque et une nouvelle attestation adaptée devra être signée.

Oui, il peut avoir recours à un prestataire externe, dont la charge peut être considérée comme des frais liés au recours à des compétences et des services externes. Attention à bien respecter les règles de marchés publics et de mises en concurrence.

L’article 20 donne la possibilité de prévoir la mise en place de « procédures écrites » entre les partenaires pour des besoins spécifiques du partenariat. Si une telle procédure écrite est prévue, le partenariat est invité à indiquer les modalités concrètes dans cet article (contexte, les délais de la procédure etc.).

De telles procédures ne sont pas obligatoires. En cas d’absence d’une telle procédure, il est possible d’indiquer “non concerné.”

Il s’agit de modalités /dispositions particulières que l’ensemble du partenariat souhaite mettre en place dans le cadre du projet (marché public commun,…). Ces modalités/dispositions sont communes à l’ensemble du partenariat et doivent dès lors être reprises de façon identique dans chaque attestation d’engagement. Si le partenariat n’est pas concerné par certains de ces articles : il doit indiquer pour ces articles  « aucune disposition particulière ne sera prise par le partenariat du  projet » .

Dans l’attestation d’engagement le partenaire aura le choix entre : structure « privée », « publique », « semi-publique » ou « autre » (dans tous les cas il faudra ajouter un explicatif du statut de la structure).

La définition d’un organisme « de droit public » se trouve à l’article 2.1.4 de la Directive (UE) 2014/24 :

Tout organisme présentant toutes les caractéristiques suivantes :

a) il a été créé pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général ayant un caractère autre qu’industriel ou commercial ;

b) il est doté de la personnalité juridique ; et

c) soit il est financé majoritairement par l’État, les autorités régionales ou locales ou par d’autres organismes de droit public, soit sa gestion est soumise à un contrôle de ces autorités ou organismes, soit son organe d’administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par l’État, les autorités régionales ou locales ou d’autres organismes de droit public.

Non, pas dans la Directive (UE) 2014/24. Le statut sera à déterminer selon le droit national applicable.

Aucune attestation de cofinancement public wallon/FWB ne doit être fournie. Le cofinancement wallon/FWB sollicité sera le cas échéant accordé (après instruction) via une décision du Gouvernement wallon ou du Gouvernement de la FWB, et notifiée directement à l’Autorité de gestion du Programme.

La Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est inéligible sauf lorsqu’elle n’est pas recouvrable au titre de la législation nationale sur la TVA. Si un partenaire récupère la TVA il doit indiquer des montants HTVA dans son budget.

Dans le cas d’un partenaire partiellement assujetti à la TVA (donc avec une TVA partiellement récupérable), le partenaire indique les montants avec TVA uniquement pour la partie qui est partiellement assujettie.

Pour des explications et informations d’ordre général sur les indicateurs, veuillez-vous référer au document « Logique d’intervention indicateurs »

Oui. Il est obligatoire de choisir un indicateur de résultat correspondant à l’objectif spécifique sur lequel le projet est déposé. Cependant, ce choix ne doit pas nécessairement se porter sur un indicateur qui répond uniquement à la mesure dans laquelle le projet s’inscrit. Cela signifie que l’ensemble des indicateurs de résultat qui répondent à l’objectif spécifique du projet peut être sélectionné.

Non, chaque élément comptabilisé pour atteindre la valeur cible définie d’un indicateur de résultat ne doit être pris en compte qu’une seule fois.

• Le choix de l’indicateur de résultat doit se faire en cohérence avec les modules de travail et les activités du projet. En effet, les indicateurs sélectionnés ne doivent pas être dissociés de ce qui est visé dans le projet.
• Les éléments comptabilisés dans la valeur cible (participants à une formation, solutions, …) doivent correspondre à l’unité de mesure de l’indicateur sélectionné.
• La quantification de la valeur cible doit se faire en cohérence avec l’indicateur de résultat choisi et l’unité de mesure correspondante. Le choix de la valeur cible est particulièrement important puisqu’il permettra de mesurer si le projet a atteint ses objectifs.
• La description d’un indicateur de résultat doit, lorsque cela est nécessaire, reprendre des éléments quantifiables précis qui permettront de mesurer l’atteinte ou non de la valeur cible définie.
  • Exemple : Quels sont les éléments et informations qui permettront de mesurer l’atteinte d’une stratégie commune ou de solutions adoptées ou développées par des organisations?

Oui, tout partenaire financier, indépendamment de sa forme juridique et de son financement, qui a une activité économique dans le cadre du projet, peut potentiellement être concerné par la réglementation sur les aides d’Etat.

Le statut de l’entité en question en droit interne (exemple : une association, une collectivité territoriale) n’est pas déterminant.

Le seul critère pertinent est celui de savoir si l’entité exerce ou non une activité économique dans le cadre du projet.

Ainsi, il n’est pas possible d’exclure des catégories de partenaire financier a priori. Une analyse s’impose pour chaque partenaire.

Le Self Check dans JEMS n’est qu’une autoévaluation qui ne pénalisera pas le partenaire si ce dernier à mal répondu à une ou plusieurs questions. Il donnera des premiers indices sur l’applicabilité ou non-applicabilité de la législation. Dans tous les cas, le SC procédera à son analyse au cas par cas.

Non. Le Secrétariat Conjoint invitera les partenaires à fournir une déclaration de minimis, s’il ressort de son analyse que la législation sur les aides d’Etat est applicable, et que le règlement de minimis pourra être retenu, le cas échéant, comme base juridique.

Le montant total des aides de minimis ne peut excéder 300 000 EUR sur une période de trois exercices fiscaux. Ce montant est en principe octroyé par État membre. Toutefois, au niveau du programme il a été décidé de n’appliquer que les aides d’Etat luxembourgeoises (donc, un maximum de 300 000 EUR),c’est-à-dire que seules les aides accordées par l’État luxembourgeois seront prises en considération pour déterminer le montant.

La date à prendre en compte pour le calcul de la période de trois exercices fiscaux est la date de l’octroi de l’aide. Ce n’est pas la date des versements.

Oui, un projet sans infrastructures ne doit rien indiquer dans cet onglet. Il faut seulement remplir l’onglet investissement si le module de travail contient une infrastructure.

Il s’agit de préciser quels partenaires assument la charge financière. À ce stade il n’est pas encore requis de déterminer des montants précis, cela pourra être fait ultérieurement.

Ici, il s’agit de fournir une description plus détaillée de la structure, par exemple : « Société X, Département Comptabilité ». Pour des structures plus grandes, il peut s’agir d’Unités (par exemple : des cliniques) ou de Divisions. Il faudrait choisir ce qui s’adapte au mieux à la structure en question. Cette partie de la demande de concours ne doit pas nécessairement être remplie.

Cela dépendra de la structuration du marché public et de la formulation du cahier de charges (Ex N°1 : 1 marché public pour 10 jeux = 1 unité. Ex N°2 : 10 marchés publics, chacun pour un seul jeu = 10 unités).

La case « Description » sert à décrire le type d’équipements utilisé plus en détail (par exemple : un ordinateur portable), alors que la case « Commentaires » permet d’ajouter des remarques d’ordre général (par exemple : Achat de deux ordinateurs portables pour le personnel du projet).

L’idéal serait d’intégrer des commentaires dans JEMS pour chaque ligne de dépenses de personnel dans la limite des 250 caractères. Par exemple : les pourcentages des postes à temps partiel seront également à indiquer ici.

S’il y a besoin d’explications plus détaillées, ces dernières peuvent être indiquées dans la partie « Contribution des partenaires au projet ».

Non, ces parties ne sont pas obligatoires et ne seront pas indiquées comme bloquantes par le système. L’absence de ces informations ne rend pas le projet irrecevable. Toutefois, il est fortement conseillé de remplir toutes les données dans la mesure du possible pour éviter d’éventuels aller-retour avec le Secrétariat Conjoint.

Si une activité s’étend par exemple sur 36 mois, il faut bien faire attention à ajuster la période totale du projet (donc, entrer une durée totale d’au moins 36 mois).

L’activité n’est à rentrer qu’une seule fois. Pour arriver par exemple à un total de 36 mois, le début et la fin des périodes correspondantes (une période correspond toujours à un total de 12 mois) sont à ajuster.

Un livrable est lié à une activité, il est le résultat qui découle de l’achèvement d’une activité au sein d’un module de travail. Il est mesurable, tangible et vérifiable. Selon la typologie du projet, chaque activité doit avoir au moins un livrable et peut en avoir plusieurs qui contribuent au développement d’un résultat du projet.

Les réalisations sont liées à chaque module de travail : elles se définissent en fonction du ou des indicateurs de réalisation choisis. Quand tout le module de travail est décliné en activités, les partenaires choisissent un ou plusieurs indicateurs de réalisation propres à chaque objectif spécifique. Il faut au moins un indicateur de réalisation par module de travail.

Oui, sous certaines conditions. Il faut que les deux petits projets soient différents, que cela soit en termes de partenariat, ou d’actions, de groupes cibles, d’objectif, de localisation etc.

Pour plus de détails, vous pouvez vous référer à la question « Est-il possible de mettre en place un petit projet en deux phases avec un budget total de 60 000 EUR ? » dans la rubrique « Montage de projet ».

Pour être éligible, le Programme définit une petite structure, dans le cadre d’un petit projet, comme étant une structure qui ne possède pas les moyens administratifs et organisationnels permettant la mise en œuvre d’un projet de plus grande envergure.

Lors de l’instruction, les questions suivantes aident le Programme à évaluer si votre structure correspond à la définition d’une « petite structure » :

• Quel type de projets avez-vous déjà mis en œuvre ? Quels étaient leur ampleur et leur budget ?
• Avez-vous déjà bénéficié d’un financement européen pour la mise en œuvre d’un projet ? Quel était le montant de cette subvention européenne ?
• Combien de personnes pourraient être affectées à la gestion du projet ? / Existe-il dans votre structure un département dédié au transfrontalier ?

En cas de doute, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre Point de contact.

Rappel : les entreprises à but lucratif, les établissements d’enseignement supérieur, ainsi que les structures qui sont ou ont été partenaires financiers de projet classique d’un programme Interreg sur la période de programmation actuelle (2021-2027), ne sont pas éligibles dans le cadre d’un petit projet.

Oui, les structures ne possédant pas de personnalité juridique sont éligibles si elles répondent à la définition d’une petite structure.

Oui. Vous pouvez, après la mise en œuvre d’un premier petit projet, si vous souhaitez capitaliser sur vos résultats, faire un nouveau petit projet sur cette base, cela est autorisé ! Le nouveau petit projet doit cependant avoir un aspect novateur – réalisation de nouvelles actions, élaboration de nouvelles offres, création de nouveaux partenariats, nouveaux publics cibles -, c’est-à-dire qu’il ne doit pas correspondre à une répétition du premier projet.

Non, le fractionnement artificiel d’un petit projet n’est pas autorisé. A titre d’exemple, il n’est pas possible d’assurer les préparatifs logistiques d’un festival dans le cadre d’un petit projet et en parallèle, de réaliser un autre petit projet dont le but est le déroulement du festival. Chaque petit projet doit avoir son propre objectif et ses réalisations distinctes.

Oui, à condition que les organisateurs de l’événement dans lequel s’intègre le petit projet ne soient pas les partenaires du petit projet. Par exemple, la représentation d’une pièce transfrontalière réalisée par les partenaires A et B dans le cadre d’un festival organisé par les structures C et D peut faire l’objet d’un petit projet.

Oui, un petit projet peut démarrer n’importe quand après leur approbation, à condition qu’il se termine, au plus tard, le 31 décembre 2028.

Oui. Toutefois, vos actions ne doivent pas avoir été matériellement achevées ou totalement mises en œuvre avant l’approbation de votre projet, sans quoi elles seraient considérées comme non éligibles.

Non, l’un des objectifs principaux des petits projets est de permettre la rencontre de citoyens par-delà les frontières. Si une même exposition ou un même festival est montré(e) à Metz, Trèves et Luxembourg, il est probable qu’elle/il n’attire que des citoyens de ces villes ou de leurs alentours. Il risque alors de ne pas y avoir d’échange transfrontalier souhaité. C’est la raison pour laquelle les expositions et festivals itinérants, si leur contenu est le même sur tous les territoires, ne sont pas éligibles.

Oui. Toutefois, aucune action proposée par le Programme ne correspond à la réalisation d’un séminaire sur une semaine. Cependant, il est possible de sélectionner plusieurs fois le type d’action « Ateliers, séminaires, formations_Format 2 jours » pour couvrir toute la semaine de séminaire. Dans ce cas, il est toutefois nécessaire de veiller à ce que chaque action possède ses propres résultats et ses propres pièces justificatives.

Vous pourrez ainsi décliner une même thématique sur plusieurs ateliers. Par exemple, lors de la semaine « A la découverte des cultures de la Grande Région », une première action pourra être dédiée à l’audiovisuel (découverte de séries de chaque pays, réalisation de courts métrages), et une seconde action dédiée à la cuisine (découverte et préparation de plats typiques).

Non. Le forfait lié à l’action « Ateliers, séminaires, formations_Format 2 jours » couvre notamment les coûts d’hébergement des participants. L’action et les montants forfaitaires associés ne sont donc pas conçus pour que les participants diffèrent entre les deux jours. Si les participants ne devaient pas être les mêmes lors de deux ateliers se tenant sur deux jours consécutifs, il convient de choisir deux fois le type d’action « Ateliers, séminaires, formations_Format 1 jour ».

Le type d’action « Ateliers, séminaires, formations » est à sélectionner lorsque vous souhaitez mettre en place une action à destination d’un groupe cible en particulier dont le nombre est limité.

Exemple : un atelier de sculpture à destination de groupes d’enfants de deux écoles d’arts pour lequel le nombre de places est limité (10 personnes).

Les actions de type « Échanges citoyens, mise en réseau de citoyens, rencontres citoyennes » s’adressent également à un groupe cible en particulier, mais il n’est pas possible de l’estimer et de le définir strictement dès la phase d’organisation de l’action.

Exemple : une marche gourmande organisée à destination uniquement d’habitants de deux villages bien définis.

Non. La production d’un site internet visant à promouvoir une manifestation ou la réalisation d’un teaser ne sont pas éligibles en tant qu’action « Production d’un support médiatique ». Ces mesures correspondent en effet au développement d’outils de communication dans le cadre d’autres types d’action. Les supports médiatiques pouvant être éligibles dans le cadre d’une action de type « Production d’un support médiatique » sont décrites à la page 9 du guide « Comment monter un petit projet ? ».

Cela dépend de comment votre étude est conçue et réalisée. Pour répondre à l’objectif des petits projets, votre étude doit générer des échanges entre les partenaires du projet et entre les groupes cibles. Au cours des programmations précédentes, des études qualitatives basées sur des entretiens ont été financées dans le cadre de petits projets. La rencontre d’experts dans un domaine particulier et en contexte transfrontalier a également été considérée comme éligible. Si vous souhaitez plus d’informations, nous vous recommandons de vous tourner vers le Point de contact référent sur votre territoire.

Le développement d’une application pourrait être éligible dans le cadre d’un petit projet en choisissant l’action « Production d’un support médiatique ». Cependant, le montant FEDER alloué à ce type d’action s’élève à 9 630,00 EUR. Il est donc fort probable que les partenaires ne rentreront pas entièrement dans leurs frais avec la subvention petit projet. Le développement d’une application déjà existante peut également être envisageable.

Il est possible d’avoir des participants venant d’en-dehors de la zone de coopération du Programme, mais ils ne doivent pas être les seuls bénéficiaires de l’action. Ainsi, au moins une partie des participants doit venir de la zone de coopération du Programme.

Oui. Bien que le français et l’allemand soit les deux langues officielles du Programme, l’utilisation des langues doit toujours se faire dans la logique des publics visés. Une utilisation de l’anglais est donc autorisée dans certains cas, par exemple lorsque le public cible d’une action ne parle ni le français ni l’allemand.

Un montant forfaitaire correspond à une somme d’argent fixée à l’avance par le Programme pour un type d’action donné en tant que coûts éligibles pour l’organisation et la réalisation de cette action. Lorsque l’action en question est réalisée, la totalité du montant forfaitaire est versée.

Vous trouverez à la page 19 du guide « Comment monter un petit projet ? » un tableau récapitulant les actions éligibles et les montants forfaitaires correspondants.

Le versement du montant forfaitaire à jalons ne peut être sélectionné que dans le cadre de l’action « Ateliers, formations, séminaires ». Il suit la logique décrite ci-dessus, sauf que le montant versé dépend du nombre réel de participants. Le nombre de participants est mesuré sur la base d’une liste d’émargement que les partenaires du projet doivent fournir comme pièce justificative pour le paiement.

Vous trouverez à la page 55 du guide de « Dépôt d’une demande de concours sur JEMS » un tableau illustrant l’utilisation des montants forfaitaires à jalon.

Non. Le Programme Interreg a fixé cette somme de 33 333,33 EUR comme budget total maximum d’un petit projet. Cela correspond à une subvention FEDER jusqu’à 30 000,00 EUR (taux de cofinancement fixe de 90% du budget du projet).

En combinant les différentes actions ou les montants forfaitaires, le budget total de 33 333,33 EUR ne doit pas être dépassé. Le budget doit également être suffisant pour financer entièrement le projet prévu : un petit projet n’est pas un cofinancement d’une action d’une plus grande ampleur !

Les petits projets étant financés sur base de montants forfaitaires, il est possible que vos dépenses réelles ne correspondent pas au budget alloué par le Programme (elles peuvent être plus ou moins élevées).

Nous vous conseillons cependant de veiller à ce que votre budget réel ne soit pas trop éloigné de celui qui vous est alloué par le Programme, notamment pour que vous puissiez rentrer dans vos frais !

Oui. Plus exactement, ils sont déjà pris en compte dans tous les montants forfaitaires proposés par le Programme (voir p. 18 du Guide « Comment construire un petit projet ? »). Ces montants forfaitaires peuvent, entres autres, servir à couvrir des frais de traduction. Il n’est, en revanche, pas possible de déclarer des frais, de quelque nature que ce soit, en plus des montants forfaitaires proposés par le Programme.

Oui, il est tout à fait possible qu’un partenaire (partenaire A) prenne en charge une partie ou la totalité des 10% de cofinancement d’un autre partenaire (partenaire B). Il s’agit, selon le statut juridique du partenaire A, d’une source de cofinancement privée ou publique qui doit être inscrite dans le plan de financement du partenaire B (voir dans Jems : Partenaires du projet > Sélectionner le partenaire B > Cofinancement > Source de la contribution du partenaire financier > Ajouter une nouvelle origine de contribution).  Par ailleurs, le partenaire A doit signer une « déclaration de cofinancement privé/public », en faveur du partenaire B. Le titre du document doit alors mentionner le nom du partenaire B qui reçoit le cofinancement.

Non. Il suffit à chaque partenaire de remplir et de signer l’attestation uniquement dans une langue.

Oui. Cependant, l’exposition ayant été réalisée avec le soutien du Programme, vous devrez continuer à faire référence au soutien du Programme Interreg. Pour plus d’informations sur la visibilité du soutien par Interreg et sur les règles de communication du Programme, vous pouvez vous référer au guide de communication.

Toutes les pièces justificatives sont à introduire dans une déclaration de créances sur la plateforme Jems. Jems accepte de nombreux formats de fichier. Pour les formats qui ne sont pas acceptés par JEMS, il vous suffit simplement de zipper les fichiers. En ce qui concerne les vidéos, il se peut que les fichiers soient trop volumineux pour être téléchargés dans JEMS. Les fichiers dépassant 500 Mo ne peuvent pas être téléchargés sur JEMS. Si vous souhaitez soumettre un fichier de plus de 500 Mo (une vidéo par exemple), vous devez alors diviser ce fichier en plusieurs parties.

La soumission de pièces justificatives par des liens internet (Youtube, Wetransfer) est à éviter.

Les partenaires ont la possibilité d’introduire des déclarations de créances respectivement après la mise en œuvre d’une activité de type « organisation » et d’une activité de type « réalisation », ou de ne soumettre qu’une déclaration de créances qu’après l’achèvement des deux activités.

Dans la mesure où les partenaires souhaitent demander le remboursement du montant total du FEDER pour les deux activités seulement après la mise en œuvre des deux activités, seuls les trois justificatifs relatifs à l’activité « réalisation » doivent être soumis.