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Accueil > Documents et outils > JEMS > Foire aux questions

Documents et outils

Retrouvez tous les documents indispensables et utiles dans les différents menus : programme de coopération, guides, conditions générales, demandes de concours, logos…

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Foire aux questions

1 . Général
Comment accéder à Jems ?

Avant qu’un accès à un projet puisse vous être attribué dans Jems, vous devez créer un compte dans Jems. Accédez au système via www.interreg-gr.net.

Cliquez sur « Créer un nouveau compte » afin de pouvoir vous enregistrer dans le système.

Dans cet onglet, il vous sera alors nécessaire d’indiquer :

  • Votre prénom
  • Votre nom de famille
  • Votre adresse e-mail
  • Un mot de passe

Vous allez également devoir saisir le code de sécurité et accepter les conditions de service, la politique de confidentialité et la politique d’utilisation des cookies.

Vous recevrez un e-mail sur l’adresse e-mail que vous avez indiqué et vous devrez confirmer la création du compte.

Est-il possible de créer un compte Jems avec une adresse e-mail générique ?

Non, les adresses électroniques génériques (par exemple : info@) ne sont pas autorisées pour l’utilisation de JEMS.

Comment compléter la partie « Emplacement des documents » sur JEMS ?

Cette partie se trouve dans la section « Détails du partenaire » dans le chapitre « Contractualisation ». Il faut indiquer l’adresse où les documents (physiques et/ou numériques) – comme les justificatifs pour les dépenses – se trouvent et peuvent être consultés. Il faut en plus indiquer une personne de contact (p. ex. : en cas d’audit). Les informations sont à détailler autant que possible.

Dans la Partie C4 (Modules de Travail) de JEMS, l’onglet investissement doit-il être uniquement rempli pour les partenaires qui réalisent des infrastructures ?

Oui, un projet sans infrastructures ne doit rien indiquer dans cet onglet. Il faut seulement remplir l’onglet investissement si le module de travail contient une infrastructure.

Pour le point C.4., lorsqu’il s’agit de définir les investissements (indépendamment des ressources humaines), s’agit-il de préciser quel(s) partenaires assume(nt) la charge financière de chaque réalisation ou faut-il déjà déterminer des montants précis ?

Il s’agit de préciser quels partenaires assument la charge financière. À ce stade il n’est pas encore requis de déterminer des montants précis, cela pourra être fait ultérieurement.

Dans la partie B (Partenaires du projet) : sous l’onglet Adresse, comment définir les trois points : Département/Unité/Division ?

Ici, il s’agit de fournir une description plus détaillée de la structure, par exemple : « Société X, Département Comptabilité ». Pour des structures plus grandes, il peut s’agir d’Unités (par exemple : des cliniques) ou de Divisions. Il faudrait choisir ce qui s’adapte au mieux à la structure en question. Cette partie de la demande de concours ne doit pas nécessairement être remplie.

Dans la partie B (Partenaires du projet) : sous l’onglet « Budget », que faut-il indiquer pour le « nombre d’unités » ? Par exemple, si on passe un marché public pour 10 « jeux », cela correspond-il à 1 unité (car un marché public) ou 10 unités (car 10 « jeux ») ?

Cela dépendra de la structuration du marché public et de la formulation du cahier de charges (Ex N°1 : 1 marché public pour 10 jeux = 1 unité. Ex N°2 : 10 marchés publics, chacun pour un seul jeu = 10 unités).

Dans la partie concernant les budgets dédiés aux équipements, quelle est la différence entre la case « Description » et la case « Commentaires » ?

La case « Description » sert à décrire le type d’équipements utilisé plus en détail (par exemple : un ordinateur portable), alors que la case « Commentaires » permet d’ajouter des remarques d’ordre général (par exemple : Achat de deux ordinateurs portables pour le personnel du projet).

En ce qui concerne les frais de personnel, dans quelle partie la répartition du personnel dans les groupes de fonction doit être justifiée et documentée ?

L’idéal serait d’intégrer des commentaires dans JEMS pour chaque ligne de dépenses de personnel dans la limite des 250 caractères. Par exemple : les pourcentages des postes à temps partiel seront également à indiquer ici.

S’il y a besoin d’explications plus détaillées, ces dernières peuvent être indiquées dans la partie « Contribution des partenaires au projet ».

Concernant l’identité des partenaires (chapitre B.1.3) : est-ce que les parties NACE RAVE 2+PIC doivent nécessairement être remplies dans le cadre de la recevabilité de la demande de concours pour que la demande soit considérée comme complète ?

Non, ces parties ne sont pas obligatoires et ne seront pas indiquées comme bloquantes par le système. L’absence de ces informations ne rend pas le projet irrecevable. Toutefois, il est fortement conseillé de remplir toutes les données dans la mesure du possible pour éviter d’éventuels aller-retour avec le Secrétariat Conjoint.

Concernant les modules de travail : si une activité (par exemple : « sensibilisation de jeunes publics ») est mise en œuvre sur toute la durée du projet (exemple : 36 mois), comment faut-il rentrer cette activité dans JEMS ?

Si une activité s’étend par exemple sur 36 mois, il faut bien faire attention à ajuster la période totale du projet (donc, entrer une durée totale d’au moins 36 mois).

L’activité n’est à rentrer qu’une seule fois. Pour arriver par exemple à un total de 36 mois, le début et la fin des périodes correspondantes (une période correspond toujours à un total de 12 mois) sont à ajuster.

Comment faire la distinction entre les termes « activité », « réalisation » et « livrable » ?

Un livrable est lié à une activité, il est le résultat qui découle de l’achèvement d’une activité au sein d’un module de travail. Il est mesurable, tangible et vérifiable. Selon la typologie du projet, chaque activité doit avoir au moins un livrable et peut en avoir plusieurs qui contribuent au développement d’un résultat du projet.

Les réalisations sont liées à chaque module de travail : elles se définissent en fonction du ou des indicateurs de réalisation choisis. Quand tout le module de travail est décliné en activités, les partenaires choisissent un ou plusieurs indicateurs de réalisation propres à chaque objectif spécifique. Il faut au moins un indicateur de réalisation par module de travail.

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